11 tình huống mẫu cho nhóm của bạn

11 quy tắc thực tế cho công việc hằng ngày trong nhóm

Đây là ví dụ để học từ đời sống nhóm hằng ngày, không phải câu chuyện của khách hàng cụ thể. Dùng tên chủ đề, liên kết và phản hồi của bạn. Tạo từng lệnh riêng trong trình chỉnh sửa trước khi thử.

Bắt đầu trong nhóm thử nghiệm hoặc với điều kiện hẹp. Điều này đặc biệt quan trọng với cảnh báo, xóa và tự động duyệt tham gia.

1. Hỗ trợ lại nhận câu hỏi thanh toán

Tình huống: người quản lý dịch vụ giải thích cùng các bước nhiều lần mỗi ngày. Bạn muốn mọi người nhận hướng dẫn chuẩn ngay.

Thiết lập:

• Loại: trình kích hoạt. Sự kiện: tin nhắn nhóm, tắt xử lý chỉnh sửa.
• Chủ đề: Hỗ trợ. Loại tin nhắn: văn bản.
• Điều kiện văn bản: chứa cụm “thanh toán thế nào”.
• Hành động: gửi hướng dẫn đến chủ đề hiện tại. Thêm nút đến trang thanh toán hoặc trợ giúp.

Kết quả mong đợi: “Cho mình hỏi gói đăng ký thanh toán thế nào?” trong Hỗ trợ nhận hướng dẫn.

Không được khớp: cùng câu đó trong Trò chuyện hoặc “Đổi mật khẩu thế nào?”

Thêm phương án HOẶC cho “không thanh toán được”. Bot không tự đoán mọi cách hỏi.

2. Có người nhắn ban đêm và chờ người hướng dẫn trả lời

Tình huống: hỗ trợ làm ngày thường, nhưng thành viên nhắn bất kỳ lúc nào. Bạn cần giải thích khi nào đội ngũ quay lại.

Thiết lập:

• Trình kích hoạt cho tin nhắn trong Hỗ trợ, tắt xử lý chỉnh sửa.
• Văn bản chứa “thanh toán thế nào”.
• Lịch: ngày làm việc, 07:00–14:59 UTC. Phút cuối được tính, nên phản hồi ngoài giờ bắt đầu đúng 18:00 giờ Moskva.
• Bật Chạy ngoài khung giờ này (chạy ngoài khung giờ này).
• Hành động: gửi phản hồi đến chủ đề hiện tại.

Kết quả mong đợi: câu hỏi phù hợp vào ban đêm nhận giải thích này.

Không được khớp: cùng câu hỏi trong giờ làm việc. Đến giờ tối không tự kích hoạt tin nhắn.

Nếu bật cả ví dụ này lẫn ví dụ trước, giới hạn hướng dẫn thông thường vào giờ làm việc. Nếu không, cả hai phản hồi có thể cùng đến ban đêm.

Nếu khoảng thời gian đã có trong giờ đóng cửa của nhóm, dùng Giờ đóng cửa mà không bật Chạy ngoài khung giờ này thay cho lịch riêng, rồi chỉnh phản hồi theo giờ của bạn. Bot vẫn cần sự kiện: bộ lọc này không cho mọi người nhắn trong nhóm đã đóng. Giờ đóng trống hoặc giờ bắt đầu và kết thúc giống nhau không được khớp.

3. Bài nộp PDF cần lời nhắc ghi thông tin

Tình huống: người hướng dẫn nhận tệp bài tập nhưng không phải lúc nào cũng biết thuộc buổi nào.

Thiết lập:

• Trình kích hoạt cho tin nhắn trong Bài tập.
• Loại tin nhắn: tài liệu. Loại tệp: .pdf hoặc application/pdf.
• Hành động: gửi lời nhắc đến cùng chủ đề.

Kết quả mong đợi: PDF trong chủ đề đã chọn nhận lời nhắc.

Không được khớp: ảnh hoặc PDF trong chủ đề khác.

Phiên bản đơn giản này trả lời mọi PDF phù hợp, kể cả tệp đã có giải thích. Bot không đọc bài làm hoặc xác nhận người hướng dẫn đã xem.

4. Tin nhắn thoại dài đến Hỗ trợ

Tình huống: có người ghi âm giải thích chi tiết, nhưng đội ngũ trước hết cần hiểu chuyện gì xảy ra và mức độ khẩn cấp.

Thiết lập:

• Trình kích hoạt cho tin nhắn trong Hỗ trợ.
• Loại tin nhắn: tin nhắn thoại. Thời lượng: ít nhất hai phút.
• Hành động: yêu cầu tóm tắt ngắn bằng văn bản.

Kết quả mong đợi: tin nhắn thoại bảy phút nhận lời nhắc.

Không được khớp: tin nhắn thoại dưới hai phút, văn bản thường hoặc video tròn.

Bắt đầu bằng giúp đỡ, không phải xóa. Ví dụ này không chép lời ghi âm hoặc đánh giá nội dung đã nói.

5. Quản trị viên muốn cảnh báo một người

Tình huống: An thấy lời công kích cá nhân trong tin nhắn của Minh. An quyết định; Combot giúp thực hiện bằng lệnh quen thuộc.

Thiết lập:

• Lệnh: /team_warn; Mục tiêu lệnh: Mục tiêu trả lời.
• Kích hoạt bởi: Quản trị viên Telegram. Nếu cần, loại trừ quản trị viên khỏi những người có thể nhận cảnh báo.
• Hành động: Cảnh báo người dùng; Áp dụng cho: Người dùng đã trả lời.

An chọn Trả lời trên tin nhắn của Minh rồi gửi /team_warn.

Kết quả mong đợi: Minh nhận cảnh báo.

Không được khớp: lệnh từ thành viên thường. Cũng thử gửi lệnh không trả lời ai: lệnh không được cảnh báo chính An.

Nếu thêm xóa tin nhắn lệnh, /team_warn biến mất. Tin nhắn của Minh thì không. Trước khi bật quy tắc, kiểm tra nhóm làm gì khi cảnh báo tích lũy.

6. Một thành viên giúp người mới

Tình huống: Minh giải thích bài tập cho học viên mới. Người hướng dẫn muốn ghi nhận câu trả lời hữu ích.

Thiết lập:

• Lệnh: /reward_member; Mục tiêu lệnh: Mục tiêu trả lời.
• Chỉ quản trị viên Telegram được gọi.
• Hành động: thay đổi XP thêm 25, áp dụng cho người trong tin nhắn được trả lời.
• Nếu muốn, thêm thay đổi REP 1. Bật tính năng cần dùng trong nhóm.

Người hướng dẫn trả lời tin nhắn hữu ích bằng lệnh.

Kết quả mong đợi: Minh nhận 25 XP, không phải người hướng dẫn.

Không được khớp: lệnh từ thành viên thường.

Lặp lệnh có thể thưởng thêm. Thống nhất giữa các quản trị viên ai ghi nhận câu trả lời nếu không muốn thưởng trùng.

7. Ban tổ chức duyệt khách qua lời mời

Tình huống: buổi học mở có liên kết mời riêng. Yêu cầu qua đó có thể được duyệt, còn yêu cầu khác để xem thủ công.

Thiết lập:

• Trình kích hoạt cho yêu cầu tham gia.
• Nguồn: liên kết mời cụ thể của buổi học này.
• Hành động: chấp thuận yêu cầu.

Kết quả mong đợi: yêu cầu qua lời mời đã chọn được duyệt.

Không được khớp: yêu cầu qua liên kết khác hoặc thiếu thông tin nguồn.

Mọi người có thể chuyển tiếp liên kết. Ví dụ này không xác minh thanh toán, danh tính, chức danh hoặc tư cách thành viên tổ chức.

8. Thành viên mời bạn vào cộng đồng

Tình huống: Minh mời một người bạn. Quản trị viên đã kiểm tra người bạn vào nhóm và muốn cảm ơn Minh bằng ít XP.

Thiết lập:

• Bật XP trong nhóm.
• Lệnh: /invite_thanks; Mục tiêu lệnh: Mục tiêu trả lời.
• Chỉ quản trị viên Telegram được gọi.
• Hành động: cộng 10 XP cho người trong tin nhắn được trả lời.

Sau khi kiểm tra việc giới thiệu, quản trị viên trả lời /invite_thanks vào tin nhắn của Minh, không phải người mới.

Kết quả mong đợi: Minh nhận 10 XP.

Không được khớp: lệnh từ thành viên thường hoặc lượt vào của người bạn mà không có lệnh quản trị viên.

Ở đây con người kiểm tra lời mời; Combot cộng điểm theo lệnh của họ. Ghi lại ai đã nhận thưởng: lặp lệnh có thể cộng thêm 10 XP.

9. Đội ngũ đánh dấu công việc trước hội thảo

Tình huống: ban tổ chức dùng chung một danh sách công việc và muốn biết tiến độ mà không phải liên tục nhìn danh sách.

Thiết lập:

• Kết nối kênh nhật ký và sao chép liên kết trực tiếp đến danh sách.
• Khi nào: Danh sách kiểm tra các nhiệm vụ đã thực hiện.
• Điều kiện: liên kết đến đúng danh sách này, không có ?comment=….
• Hành động: gửi tin nhắn đến kênh nhật ký. Nút Mở kế hoạch dẫn đến cùng danh sách.

Kết quả mong đợi: thay đổi ở danh sách đã chọn tạo thông báo. Chọn chính danh sách, không phải tin nhắn dịch vụ riêng báo thay đổi.

Không được khớp: công việc hoàn tất trong danh sách bên cạnh, dù ở cùng chủ đề.

Đừng nói “Mọi thứ đã sẵn sàng”: có thể chỉ một việc xong. Nếu không cần lịch sử thông báo, bật xóa phản hồi trước của hành động gửi này.

10. Biên tập viên theo dõi phản ứng với bài đăng

Tình huống: đội ngũ muốn được báo về bài trên kênh liên kết hiện có tổng từ 20 đến 30 phản ứng 👍 và ❤️.

Thiết lập:

• Khi nào: Số lượng phản ứng. Kênh nhật ký đã kết nối và bot truy cập được.
• Chỉ đếm 👍 và ❤️. Tối thiểu: 20. Tối đa: 30.
• Hành động: gửi thông báo vào nhật ký và xóa phản hồi trước của hành động gửi này.

Kết quả mong đợi: 12 👍 và 10 ❤️ khớp vì tổng là 22.

Không được khớp: tổng 19 hoặc 31. Các loại phản ứng khác không góp vào tổng này.

Cập nhật phù hợp tiếp theo có thể gửi thêm thông báo. Dọn dẹp thay tin nhắn trước của hành động này, nhưng không ngăn chạy lại và không giữ phản hồi riêng cho từng bài đăng. Đây không phải thông báo một lần khi lần đầu đạt 20, cũng không phải thưởng “thành viên thứ hai mươi”.

11. Câu lạc bộ muốn lời chào đa dạng

Tình huống: người mới vào câu lạc bộ nhỏ và đội ngũ muốn đón họ bằng vài tin nhắn ngắn khác nhau.

Thiết lập:

• Trình kích hoạt cho thành viên mới.
• Ba hành động gửi, mỗi hành động có lời chào riêng.
• Chế độ: Một hành động ngẫu nhiên. Không lượt gửi nào trong ba lượt có sao Luôn luôn.

Ví dụ: “Chào mừng bạn! Hãy giới thiệu đôi chút về mình”, “Rất vui được gặp bạn! Bắt đầu với lời giới thiệu nhé” và “Xin chào! Khám phá các chủ đề và cùng trò chuyện”.

Kết quả mong đợi: một trong các lời chào được gửi sau lượt vào.

Không được khớp: tin nhắn thông thường từ người đã ở trong nhóm.

Người mới tiếp theo có thể nhận cùng văn bản. Nếu lời chào chuẩn của Combot đã bật, quyết định có cần cả hai không để người mới không nhận nhiều lời chào tương tự.